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Não há mais espaço para a tomada de decisão sem informações confiáveis e dinâmicas, pois não se gerencia o que não se mede. Uma máxima que se aplica na vida e, cada vez mais, nas atividades empresariais, incluindo o setor da Saúde.
Atento a esta necessidade, o Hospital Unimed Itumbiara (GO) implantou um projeto de gestão de custos na unidade. “Esta sempre foi uma grande dificuldade: apurar corretamente as despesas e identificar os custos, o que é fundamental para que a gestão conheça os gargalos e os processos mais ou menos rentáveis, apontando uma direção para especialidades e serviços nos quais o Hospital necessita investir para obter melhores resultados”, relata Ricardo Batista, superintendente hospitalar da unidade.
Para resolver este desafio, a instituição utilizou-se da metodologia aplicada pela XHL no que diz respeito ao processo de gestão de custos. “Esta adoção foi muito importante para avançarmos na apuração dos custos por unidade de medida e por procedimento”, afirma Batista.
O início do processo não foi fácil. Nem todos entendiam o propósito da consultoria. Mas as dúvidas, em pouco tempo, foram superadas e o projeto se desenvolveu satisfatoriamente. “O importante é que conseguimos entregar no prazo combinado. O projeto foi um sucesso, tanto que hoje estamos negociando para evoluirmos com a gestão orçamentária na instituição”, informa Eduardo Regonha, diretor-executivo da XHL.
De acordo com ele, o trabalho desenvolvido pela empresa na Unimed Itumbiara foi gratificante. “É resultado da união de forças com outras empresas, como a Vivere e a Philips-Tasy, além do próprio Hospital Unimed Itumbiara.”
Para Batista, hoje, a consultoria é referência no sistema Unimed, sendo recomendada pelo Departamento de Serviços e Recursos Próprios da Unimed do Brasil.
Apuração de Custos
A Unidade de Itumbiara teve o primeiro contato com a consultoria em 2012. A partir de então, iniciou-se o planejamento do projeto de implantação de custos na instituição. “Os diretores da nossa Singular apoiaram e aprovaram o investimento, em que tivemos a participação da nossa parceira Vivere, representante do software de gestão Tasy.”
A consultoria oferecida pela XHL contribuiu para as parametrizações e os critérios de rateio para apuração de custos. Processo que foi iniciado em janeiro de 2013 e concluído em 2014.
“Atualmente, todos os gestores do Hospital recebem mensalmente as informações dos seus centros de custos, possuem indicadores de custos, realizam análise crítica e elaboram planos de ação baseados nas informações destes relatórios”, explica o superintendente hospitalar.
A instituição retomou outro projeto em sua segunda etapa com a consultoria, em 2014, com o objetivo de avançar na análise de custos. Trabalho que terminou em julho de 2015. “Precisamos sempre reavaliar os critérios adotados, com a possibilidade de serem aprimorados.”
A alta direção do Hospital recebe mensalmente as informações dos resultados dos principais centros de custos que fazem parte do BSC (Balanced Scorecard) da instituição, o que permite analisar a evolução e tomar decisões a partir de resultados.
Atualmente, estão sendo aprimoradas as informações de custos por procedimento, as quais são utilizadas posteriormente para analisar os resultados por procedimento cirúrgico. “Temos como objetivo utilizar esta informação para elaborar pacotes de procedimentos cirúrgicos e negociar com convênios de autogestão e com parcerias público-privadas”, diz Batista.
O Projeto
Regonha explica que a implantação da metodologia de apuração de custos na área de serviços de saúde normalmente requer, pelo menos, 12 meses de atividade. Especificamente no Hospital Unimed Itumbiara, o trabalho exigiu dois meses a mais para consolidar as informações de custos de diárias, taxas, exames e consultas. É que, com a implantação do módulo de custos do sistema usado pelo Hospital de forma integrada, muitos ajustes foram necessários. “Inclusive, sugerimos o desenvolvimento de relatórios com visões importantes, que foram acatadas pela direção do Hospital e desenvolvidas pela empresa representante da Philips-Tasy na região.”
Na implantação da gestão de custos, o sistema é a parte fácil. O processo mais complicado concentra-se no aculturamento da equipe, ou seja, incutir em todos os profissionais da instituição a cultura de analisar, gerenciar e entender a importância do controle dos custos de sua responsabilidade.
Para superar esses desafios, foi necessário, segundo Regonha, demonstrar para o profissional que não basta desenvolver a sua atividade de forma exemplar, de modo que todos elogiem, é essencial também a preocupação com os custos incorridos.
Mostrar, por exemplo, que não adianta a cozinha do hospital elaborar uma refeição deliciosa, elogiada por todos os pacientes, funcionários e médicos, mas a um custo superior a qualquer hospital semelhante. É fundamental conciliar sempre custos e benefícios gerados e mostrar aos gestores que é preciso ter foco na produtividade, fazendo mais com os mesmos recursos ou até com menos.
“Outro ponto em que tivemos uma dificuldade inicial que depois foi superada foi em relação à geração de novos relatórios, o que atualmente serve de exemplo para outras instituições em que implantamos custos no módulo Philips-Tasy”, diz Regonha.
Ao analisar as áreas de apuração, gerenciamento e controle de custos de instituições de Saúde, de modo geral, Regonha reconhece: não basta implantar softwares, é necessário o envolvimento de todos os gestores da organização, desde o responsável pela limpeza até a direção executiva e clínica do hospital.
Para a implantação bem-sucedida de um sistema de apuração de custos, muitos processos tiveram que ser alterados. “Às vezes, criados no intuito de alimentar o sistema de forma qualificada, mas posteriormente todos têm que estar envolvidos na análise e na validação das informações.”
A falta de envolvimento com a implantação do sistema pode tornar-se um gargalo. Mas, ao contrário, é superada quando a instituição necessita de apoio profissional para a implantação eficiente e eficaz do sistema, em condições de proporcionar resultados em curto espaço de tempo.
“Desta forma, todo investimento é recompensado, pois regularmente o trabalho acaba reduzindo custos e melhorando a receita da empresa por conta de melhores negociações, que só são possíveis porque se tem em mãos informações amplas e completas sobre o gerenciamento de custos”, diz Regonha.
Retomada
Depois da implantação do sistema de custos para hospitais e recursos próprios em geral nas unidades da Unimed, a consultoria participa, normalmente, de uma segunda fase, que diz respeito à adoção de metodologia de apuração de custos da operadora e à implantação da gestão orçamentária.
“Defendo muito que as empresas, inclusive os hospitais, precisam ter uma apuração de custos confiável e incutida na instituição, para que depois possa avançar para um bom projeto de orçamento”, pontua Regonha.
Para 2017, as perspectivas da empresa são positivas. Na opinião do diretor-executivo da companhia, a atividade econômica brasileira está em um ano de recuperação. “O pior momento da crise já passou e vemos que as instituições começam (com maior ênfase após a crise) a perceber, de forma objetiva, que as informações são muito necessárias para a tomada de decisão e para o gerenciamento e o controle da organização”.
Ele relata que as operadoras perderam mais de 2 milhões de beneficiários nos últimos anos. Por isso, a pressão é cada vez maior por recuperação de resultados. “Estamos iniciando com boas perspectivas, com novos projetos e com muito otimismo para os próximos meses”, comemora Regonha.
Neste momento de retomada, a consultoria tem vários projetos interessantes no radar. Está apoiando instituições a avaliarem novos modelos de remuneração e também no desenvolvimento de negociações com base em custos reais.
“Estes são passos que consideramos importantes e que podem gerar grande repercussão na forma de negociação entre operadoras e prestadores de serviço. Aspecto que vem sendo discutido há anos, mas com poucos avanços”, conclui.
*Matéria publicada na 46ª HealthCare Management. Clique e confira a edição completa.
