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Sempre que pensamos no futuro, envolvemos a dúvida e a incerteza sobre todo e qualquer assunto. Planejar o futuro faz parte de qualquer ente na sociedade. Para a empresa, a tarefa é mais difícil, pois além de se preocupar com sua gestão interna em termos de custos e competências estratégicas, também precisa considerar todos os fatores sócio econômicos para projetar seu desempenho.
O cenário econômico que o país enfrenta de alguma maneira reforça ainda mais a necessidade das instituições de saúde a voltar seus olhares para o futuro. Os gestores não podem olhar mais para o orçamento empresarial apenas como uma ferramenta financeira, que projeta as receitas e os gastos fixos e variáveis para o exercício seguinte, mas, principalmente, como uma ferramenta de tomada de decisão, que associada ao plano estratégico, venha preparar a organização para os exercícios vindouros.
Existe uma metodologia chamada “Orçamento colaborativo” ou “Orçamento Descentralizado”, também conhecido como orçamento participativo. Essa prática tem ganhado força nas instituições que visam obter resultados positivos com a gestão orçamentária.
O orçamento não terá grande valia para o negócio se ficar restrito a um pequeno grupo de pessoas. Precisa expandir e fazer parte da vida corporativa nos diferentes níveis de gestão, e não apenas na diretoria e gestão executiva.
Outro aspecto relevante é compreender que o orçamento não é somente a cópia das receitas e despesas dos anos anteriores com a aplicação de índices de reajustes. É muito mais que isso. É entender com clareza os objetivos da empresa para o futuro e refletir nele todas as premissas definidas pela direção, valorizando e quantificando as ações do planejamento estratégico através do orçamento.
É necessário compreender que há uma diferença entre revisão e adequação da peça orçamentária. A revisão pode ser estabelecida, uma vez que o cenário econômico sofrer alguma alteração, ou algo interno de forte impacto – como o descredenciamento de um convênio ou a saída de um médico referência –, isso, necessariamente, obriga os gestores a rever as medidas adotadas para o exercício.
Todavia, realizar adequações e correções orçamentárias de forma aleatória, simplesmente porque não foi cumprido o que se almejava, mas sem que houvessem fatos que justificassem esta variação, não é recomendável.
Um orçamento bem elaborado traz muitas vantagens para as instituições de saúde. Por meio da ferramenta orçamentária, institui-se a prática de analisar cuidadosamente todos os fatores antes que as decisões importantes sejam tomadas. Formalizando o orçamento, os gestores passam a ser obrigados a pensar e a desenhar caminhos futuros.
Um orçamento bem elaborado proporciona ao board uma gestão mais assertiva, ou seja, as preocupações e ações serão direcionadas para as áreas, setores ou unidades de negócio que estão com variações relevantes.
Algumas instituições que adotaram o processo orçamentário tiveram o mérito de observar seus resultados melhorarem, ou aquelas que estavam com resultados negativos viram o déficit diminuir. É possível afirmar que estas melhorias ocorrem por dois motivos.
O primeiro deles está na execução das peças orçamentárias. Elas somente serão aprovadas com melhorias e, consequentemente, exigirão da equipe trabalhar em prol da busca dos objetivos estabelecidos.
Em um segundo ponto, pode-se destacar que, se os objetivos vêm sendo alcançados, sobrará tempo para gestores e staff implementar novas estratégias, desenvolvendo novos produtos e serviços e alavancando melhores resultados para organização.
As tecnologias, não só na gestão orçamentária, mas dentro das rotinas e processos das empresas, podem gerar diferentes tipos de economia e vantagens. Inicialmente, é possível reduzir despesas com mão de obra graças à automação de determinadas atividades, tornando-as mais rápidas, confiáveis e objetivas.
A utilização de Enterprise Resource Planning permite que os trabalhos sejam realizados de maneira mais rápida, segura e eficiente, eliminando “retrabalhos” e reduzindo margens de erro.
Acima de tudo, a integração entre diferentes setores dentro da instituição permite que as diversidades de informação transitem ao mesmo tempo no sistema, permitindo ganhos em eficiência, qualidade e agilidade. Isso proporciona um ganho enorme, no processo de tomada de decisão, que depende desta agilidade para ser eficiente e eficaz.
Pense e elabore seu orçamento, descentralizando as ações, as participações e tomadas de decisões. Elabore seu orçamento, ouvindo seus gestores, participando eles das ações.
Não lembre do orçamento apenas quando for elaborar, lembre-se dele mês a mês, estabeleça metas de assertividade entre orçamento previsto x realizado.
Procure cumprir suas metas estabelecidas e seus objetivos traçados. Procure orçar aquilo que realmente a instituição consegue atingir, por meta estabelecida. Não um sonho inatingível.
*Artigo escrito por Eduardo Regonha, sócio e diretor-executivo da XHL Consultoria, em parceria com Hoeberson Gouveia, consultor sênior da XHL. Matéria publicada na 48ª edição da Healthcare Management. Clique aqui e confira a edição completa.
