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Em busca do hospital digital, muitas instituições estão automatizando vários processos, complementando as soluções de ERP, HIS e PEP. A adoção de uma plataforma de ECM que automatiza processos, que coleta e entrega a informação correta para a pessoa certa, na hora certa, que auxilia a capturar decisões para concluir processos, sejam eles operacionais, administrativos, financeiros ou mesmo clínico-assistenciais, traz inúmeros benefícios. Algumas instituições de saúde já adotaram tais plataformas e, com isso, aumentaram a sua eficiência, resultado financeiro, qualidade assistencial e segurança do paciente.
Os desafios da Saúde
Há vários desafios na área de Saúde, tais como a busca por uma maior eficiência operacional e melhor resultado financeiro, bem como alta qualidade assistencial e segurança do paciente. Para lidar com esses desafios, os hospitais têm investido na Tecnologia da Informação (TI) que, como mostram vários estudos, possui os atributos necessários para ajudar a instituição nessa jornada.
No contexto da gestão da informação, outros grandes desafios são impostos ao hospital. Algumas aplicações deveriam funcionar de forma orquestrada, mas são na verdade grandes silos, segmentando a informação sobre o paciente em diferentes sistemas, muito comumente não integrados; e, ainda, com muito prontuário em papel. Não é incomum que um hospital tenha 15, 20 ou mais sistemas de informação em saúde, responsáveis por gerenciar processos importantes da operação hospitalar, envolvidos diretamente na assistência ao paciente. Também não é incomum que muitos desses sistemas tenham o foco exclusivo na documentação em si, com o simples objetivo de atender a demandas regulatórias e/ou a requisitos de compliance; ao invés de realmente oferecer recursos que aumentem a qualidade assistencial e a eficiência do processo.
Algumas instituições têm enfrentado esses desafios tornando-se hospitais digitais, aumentando o seu investimento na área de Tecnologia da Informação, com ampla automação de processos: operacionais, administrativos, financeiros e/ou clínico-assistenciais. Ao fazer isso, muitos desses processos precisam ser redefinidos e automatizados. Consequentemente, a complexidade aumenta, sendo indispensável uma gestão mais profissional, eficiente e completa de todas essas transformações. Nessa busca, a instituição pode inclusive utilizar modelos internacionais de adoção, tais como o EMRAM da HIMSS, que orientam a adoção progressiva de tecnologias em estágios gradualmente evolutivos.
Estratégia de ECM para Gestão da Informação e Automação de Processos
Em busca de tais melhorias, algumas instituições investiram em Reengenharia, Gestão por Processos e, ou mesmo em BPM, sem obter as melhorias esperadas. Conseguir atingir um estágio onde seja possível entregar a informação certa para a pessoa certa na hora certa, requer das instituições maturidade e um conjunto de ferramentas que suporte as iniciativas e auxilie na melhoria continua de processos e a gestão da informação associadas aos mesmos.
Segundo a AIIM (Entidade global sem fins lucrativos que reúne profissionais de gestão da informação ao redor do mundo), gerir conteúdo não estruturado é um desafio, isso porque sempre nos deparamos com as seguintes questões :
- Quais são os arquivos que devem ser armazenados para estar em conformidade com a legislação? Por quanto tempo?
- Qual o melhor forma de armazenar o conteúdo?
- Como encontrar o conteúdo certo quando se precisa de determinada informação?
- Como criar e automatizar se possível, processos que vão permitir que a sua organização aumente sua eficiência?
Enterprise Content Management (ECM) é o termo usado para descrever as tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir “conteúdo” ou “Informação” em uma empresa ou organização. No nível mais básico, ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento de informações não estruturadas de uma organização, onde quer que a informação esteja.
Inúmeros termos são usados, mas independentemente da terminologia, um ECM deve gerenciar os tipos tradicionais de conteúdo (imagens, documentos de escritório, gráficos, desenhos e fluxos de impressão), bem como os novos objetos eletrônicos (e-mail, vídeo e ativos de mídia avançada) em todo o ciclo de vida de que o conteúdo.
ECM também permite obter o controle efetivo dos processos de negócios. Isso significa uma maior eficiência e custos reduzidos. Também significa estar em conformidade com as principais acreditações e normativas do setor. Certamente, com a correta e plena utilização de uma ferramenta de ECM, há um melhor desempenho financeiro e diferenciação competitiva verdadeira.
Aplicações de ECM num Hospital
Como já comentado acima, no ambiente hospitalar há uma diversidade de aplicações, sistemas e arquivos em formatos diversos. Automatizar alguns processos tais como a autorização da internação hospitalar (e quando tem OPME é ainda mais complexo), integrar sistemas e equipamentos, armazenar todas as informações do paciente (em documentos estruturados e não estruturados, eletrônicos ou em papel), bem como gerar e disseminar informações, certamente, não são tarefas fáceis. Além disso, na área de Saúde, as questões relacionadas à privacidade e confidencialidade devem ser sempre consideradas e os dados do paciente protegidos; o que aumenta a complexidade, ao demandar um processo confiável, com a transmissão segura de dados muito sensíveis.
A Saúde também demanda por uma troca de informações em tempo real, com diferentes parceiros, dentre os quais fornecedores e fontes pagadoras. Frequentemente neste casos, há processos complexos que precisam de acesso a diferentes sistemas, extração, transformação e carga de dados, processamento em tempo real. Tais processos se melhor automatizados podem eliminar erros e atrasos na sua operação. Um bom exemplo disso é a internação de um paciente, que demanda do hospital uma série de processos que devem ser executados em paralelo, com o envolvimento de diversos setores, com o acionamento de fornecedores (OPME por exemplo) e com a solicitação de autorização para as fontes pagadoras, além de uma intensa preparação interna para o acolhimento, avaliação e conduta com o paciente.
Então, para enfrentar os desafios apresentados e atender as expectativas e exigência dos gestores hospitalares, ganhando ao mesmo tempo flexibilidade, o caminho é a adoção de uma estratégia de gestão da informação e automação de processos, tornando a instituição totalmente digital. Isso deve ser feito de uma forma totalmente integrada aos sistemas atuais: ERP, HIS, PEP, PACS, LIS, RIS, dentre tantos outros; lembrando que a ferramenta de ECM não substitui e nem concorre com os sistemas já instalados no hospital, mas sim complementa as funcionalidades, integra as informações e automatiza/gerencia os processos, com novas regras de negócios, com monitoramento e com geração de novos indicadores e informações; o que em conjunto resulta em alta performance operacional, melhor qualidade assistencial e segurança do paciente. Portanto, não há dúvida: a Saúde deve gerenciar melhor a informação e automatizar os seus processos de negócio.
ECM pode ser utilizado no ambiente hospitalar para diversas finalidades, desde pequenos fluxos de aprovação até mesmo protocolos clínicos e os chamados clinical pathways. Abaixo, alguns exemplos:
- processos administrativos, operacionais e clínicos
- solicitação de dietas
- checagem de disponibilidade do banco de sangue
- documentos personalizados no prontuário eletrônico
- folhas de sala de procedimentos
- alta hospitalar
- solicitação de ambulância, macas e transportes em geral
- autorização de procedimentos e/ou internação
- manutenção de equipamentos
- fluxos de aprovação e solicitação:
- compras de mat-med
- OPME
- renovação de senha
- computador e/ou impressora
- integração com diferentes sistemas e processos externos
- Recursos Humanos (RH):
- contratação de pessoal
- desligamento
- solicitação e aprovação de vagas
- mudança de cargo
- Qualidade e acreditação:
- controle de ocorrências
- documentação
- notificações
- departamento financeiro:
- Autorização de viagens
- Aprovação de orçamento
- Aprovação de investimento
- Controle de retiradas
- Treinamento e Educação
- Solicitação para participação em eventos
- Reserva de salas para cursos e conferências
Por onde começar?
É preciso criar uma prática corporativa (uma cultura) na qual os gestores devem sempre se perguntar se o processo atual está realmente bom, se não deve ser redefinido, se pode ser melhorado. Assim, é possível preparar a instituição para essa onda de gerenciamento da informação e automação de processos.
Algumas instituições já começaram esse caminho e estão colhendo os frutos e os benefícios tão sonhados de um hospital digital, com a redução de atividades administrativas/burocráticas e consequente aumento de produtividade, aumento de rentabilidade e performance; aliados a qualidade assistencial e segurança do paciente, através da introdução de novos pontos de verificação automatizados; tudo isso num ambiente paperless e aderente às melhores práticas preconizadas pelas acreditações. Graças à intensa adoção da TI.
Isso tudo é um ciclo virtuoso, já que o ECM permite a geração de novos indicadores que, por sua vez, podem ser utilizados para medir a real eficiência do processo e assim demandar novas rodadas de otimização e ajustes.
Uma dica importante: não automatize um processo ruim. As coisas só irão piorar. Para começar bem, na linha do “quick wins”, identifique um processo simples, mas que envolva diferentes áreas e múltiplos sistemas. Rediscuta o processo, adicione novas regras, novos controles e obtenha novos indicadores.
E atenção: ECM não faz milagre! Mas, pode-se usar um outro ditado popular: “não faz chover, mas prepara o tempo”. Se o leitor está de acordo com os desafios apresentados, com a abordagem proposta e se a sua instituição está em busca de se tornar um hospital digital, ECM é essencial. Se deseja colocar tudo em prática, uma boa ferramenta de ECM é fundamental. Boa sorte na sua jornada!
