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A União Química, um dos 10 maiores players da indústria farmacêutica em todo o Brasil, integrou seus sistemas com o SE Suite 2.0 da SoftExpert e gerenciou mais de 3.000 documentos com a solução, gerando ganhos operacionais relevantes. Com a ferramenta, a empresa complementou seu ambiente de gestão de negócios, controlando processos, fluxos de informações e aumentando sua produtividade, planejando implantar a plataforma em todas as suas operações até o fim de 2016.
Com capital 100% nacional e contando com mais de 3.500 colaboradores, a União Química sentiu a necessidade de realizar o nivelamento da gestão de documentos, desvios, mudanças e outros processos relacionados à qualidade em função da aquisição da fábrica de Taboão da Serra (SP) da farmacêutica suíça Novartis.
A União Química não tinha um sistema de gestão de documentos instituído. Já a fábrica de Taboão da Serra possuía processos maduros que poderiam ser implantados nas demais unidades, mas eram muito dispendiosos por não serem automatizados. A solução foi contratar o SE Suite da SoftExpert e implementar a ferramenta para a gestão integrada dos sistemas que trabalhasse junto ao ERP.
De acordo com o responsável pela divisão de Governança Tecnológica da União Química, Leonardo Pereira Pedrozo, a plataforma otimizou recursos e melhorou a gestão de processos da empresa.
“O SE Suite 2.0 nos ajuda a resolver necessidades muito ligadas a atual situação econômica do país, resolvendo questões de forte apelo financeiro, automatizando procedimentos e aumentando a eficiência da nossa operação, o que gera, além de ganhos operacionais, redução de custos. Além disso, uma das maiores vantagens é o controle e segurança dos documentos, rastreabilidade e com uma incrível facilidade para busca de registros e documentos, que era uma demanda de todas as áreas da empresa”, avalia Pedrozo.
Segundo Pedrozo, o SE Suite permitiu hospedar múltiplos sistemas e com 100% de aderência às necessidades especificas de áreas distintas, com total possibilidade de customização dos processos de negócio.
“É o que chamamos de plataforma cross-areas, que permite otimizar, automatizar e fortalecer os processos de negócio de diferentes setores e de forma integrada. Ou seja, todas as aprovações eletrônicas, indexação e rastreabilidade dos documentos são realizadas através da ferramenta”, afirma Pedrozo.
Hoje, a solução já atende áreas como o Desenvolvimento Humano Organizacional e a Garantia da Qualidade de outras unidades da União Química. A companhia customizou seu fluxo processual por completo utilizando o SE Process e o SE Workflow, controlando as atividades de treinamento de pessoal, solicitações de desligamentos e no aumento de quadro funcional. Todas os processos operacionais de Recursos Humanos estão usando workflows via SE Suite.
Segundo a coordenadora de Sistemas da Qualidade da União Química e key user da plataforma, Roberta da Silva Rodrigues, com a implementação do SE Suite foram muitos os ganhos obtidos.
“O sistema nos suporta em toda cadeia de fluxo de registros dos processos de Desvios, Controle de Mudanças, Investigação de Resultados Fora de Especificação (OOS), Reclamações de Mercado, e Eventos de Qualidade, assim como no acompanhamento das ações corretivas e preventivas relacionadas”, salienta Roberta.
Além dos módulos de gestão de documentos, recentemente foi implementado o módulo de Business Intelligence, assim como os módulos de Gerenciamento de Treinamento, Auditoria e Workflow do DHO. O plano é implantar estes processos em todas as unidades da União Química ao longo deste ano.
Atualmente as principais áreas servidas pela solução da SoftExpert são a Qualidade (e suas subáreas), Recursos Humanos, Gestão de Treinamentos, TI e Auditoria. Para 2016, estão previstas expansões de uso do sistema também para o departamento jurídico. O setor tem demandas internas de gerenciamento de workflows para contratos, que também serão customizados para atender as necessidades específicas do setor, com as aprovações nos momentos certos e acompanhamento de indicadores.
“A ideia é ir avançando rapidamente na padronização dos processos da corporação para todos os setores. A aplicação do SE Suite no suporte às operações do Sistema de Qualidade da União Química vem permitindo a automatização das rotinas em todas as suas unidades industriais e empresas coligadas”, revela Pedrozo.