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Difícil falar em eficiência e eficácia sem pensar em tecnologia. Na Saúde, essa premissa não é diferente. Trabalhar com a vida humana requer uma constante atualização e renovação do conhecimento, de infraestrutura e de formas de pensar.
Com este pensamento, a Beneficência Portuguesa de São Paulo (BPSP) vem investindo cada vez mais em soluções inteligentes a fim de evitar perda e intensificar a segurança de diversos processos, como no setor de farmácia.
“Temos um processo rígido de controle dos vencimentos de prazos dos medicamentos e materiais. Esse estoque conta com um processo de contagem, conferência e gestão de itens de acordo com o giro necessário para garantirmos o consumo antes de seu vencimento. A área de planejamento de estoque tem papel fundamental ao buscar dimensionar as compras dentro do que projetamos consumir de acordo com a política de estoque. Esse processo garante perdas mínimas e mais eficiência nas compras”, explica João Fábio Garcia Bianchi Silva, Superintendente executivo de Operações da BPSP.
A automação dos registros de temperatura e umidade nas farmácias da BPSP também foi outro importante investimento neste setor. Antes, a instituição utilizava uma solução de registro automatizado de temperaturas implantada apenas em refrigeradores e freezers do Banco de Sangue.
Naquela época, já era evidente as vantagens de um sistema eletrônico em relação à abordagem mais tradicional, que é a anotação das temperaturas dos equipamentos manualmente, em planilhas de papel.
Diante da necessidade de atender a todos os requisitos técnicos, o BPSP implantou a plataforma Sensorweb, priorizando o atendimento na área de medicamentos, especificamente as farmácias.
A primeira etapa do projeto para monitoramento da Cadeia do Frio iniciou em Julho de 2013 com a supervisão de nove farmácias satélites e 1 estoque central, totalizando 22 pontos monitorados (câmaras de conservação de medicamentos e ambientes controlados).
“Já nas primeiras semanas de uso foi possível detectar anomalias no funcionamento de alguns equipamentos, visto que o registro eletrônico oferece uma visualização das dinâmicas de temperatura com grande grau de detalhamento. Estas informações fornecidas pelo sistema proporcionaram uma melhoria na manutenção e rotinas operacionais da “cadeia do frio” como um todo”, explica Douglas Pesavento, CEO da Sensorweb.
Também foi possível evitar a perda de medicamentos devido às ocorrências de falta de energia. Nesses casos, os responsáveis são acionados para realizar um plano de contingência através do sistema de alertas por e-mails e SMS. “Com o monitoramento online, as notificaçõefas de não conformidades são disparadas eletronicamente para os responsáveis, sempre que alguma condição de temperatura ou umidade estiver fora de padrões preestabelecidos. Assim, quando ocorrer alguma falha que atinja diretamente os produtos sensíveis à temperatura (eventual pane elétrica; falha no equipamento; erro de procedimento; porta deixada aberta; excesso de medicamentos em um refrigerador; etc.), será detectada em poucos minutos”, afirma.
Os níveis de alertas do hospital são acompanhados a fim de garantir que alarmes desnecessários não ocorram, nem prejudiquem a confiabilidade dos dados/alertas. Ao receber um alerta, o usuário consegue visualizar os dados de monitoramento que geraram o alarme, permitindo tomar as ações necessárias. São informações que englobam desde a migração dos insumos para equipamentos de backup, até o acionamento da equipe de manutenção.
Outro fator importante é a dinâmica do monitoramento no período entre uma medição e outra. Antes, não era visível o que ocorria entre os registros (intervalo de quatro horas) e nesse tempo era possível ocorrer perdas parciais, até mesmo totais dos insumos. Com a automatização, as medições passaram a serem feitas minuto a minuto, revelando alto grau de detalhamento na atuação do equipamento de conservação (ciclos de compressor; degelo; abertura prolongada de porta; etc.).
Com o sucesso desta primeira etapa, a BPSP passou a utilizar os serviços de monitoramento da Sensorweb em outros setores. Atualmente, são mais de 70 sensores que asseguram o registro e monitoramento 24 horas de grande parte da Cadeia do Frio na instituição. Os sensores estão instalados no Banco de Sangue central, nas agências transfusionais de sangue, nas farmácias e nas salas de equipamentos de Imagens Médicas das duas unidades principais da instituição (Hospital São José e Hospital São Joaquim).
A adoção do sistema na área de Imagens Médicas é a mais recente e ocorreu devido à frequência de paradas dos equipamentos, que são comuns em máquinas de Raio-X, Ressonância Magnética e Tomografia Computadorizada.
Conforme explica Victor Rocha Pusch, Diretor de Tecnologia da Sensorweb, esta indisponibilidade que pode ocorrer é prejudicial tanto para o atendimento dos pacientes, como também para a rentabilidade da instituição. “Isso porque são procedimentos de alto retorno, e por isso a necessidade de ampliar a eficiência operacional através da máxima ocupação possível desses equipamentos.”
Eficiência e tecnologia de ponta
O grande diferencial deste case está na operação 100% na nuvem, pelo lado da Tecnologia de Informação; e a transmissão de medições 100% sem fio, pelo lado de Tecnologia de Automação. A combinação dessas áreas técnicas eliminou a necessidade de maiores modificações na estrutura física do hospital, ao mesmo tempo trouxe uma integração completa das informações.
Além disso, todos os sensores instalados enviam suas informações através de uma rede sem fio (zigbee) para um pequeno número de centrais de monitoramento (Gateways). Estas centrais se conectam através de um ponto de internet local ou rede de celular com a plataforma Sensorweb onde todas as informações são unificadas no mesmo ambiente de software, mesmo se tratando de duas unidades ou locais separados.
Vale destacar também o modo de instalação dos sensores na BPSP, o que permitiu uma extrema flexibilidade no acesso aos dados. “Por exemplo, o gestor do Banco de Sangue consegue acompanhar todas as informações em uma única aplicação (interface de usuário), não importando se está trabalhando em seu computador ou a partir de um celular. Lembrando que a área de sangue tem monitoramento em quatro locais distintos, Banco de Sangue e Agências Transfusionais, espalhados pelo complexo hospitalar”, salienta Douglas Pesavento.
Mais transformações
De acordo com João Fábio Garcia Bianchi Silva, Superintendente executivo de Operações da BPSP, a instituição ampliou recentemente o espaço de estocagem de materiais e medicamentos em mais de 1.000 m². “Esta ação nos permitiu adequar o espaço e a operação da nossa farmácia central, que ficou dedicada ao atendimento das unidades de internação.”
Com um espaço de operação mais amplo e com novos fluxos e processos, foi possível obter um melhor nível de serviço da operação de dispensação de produtos, reduzindo ainda mais os riscos assistenciais e melhorando a gestão dos estoques e dos custos.
Além disso, a área de farmácia vem passando por grandes mudanças, a começar pela implantação de um sistema de gestão que propiciou a implementação de outras transformações na área de logística e gestão de estoques. Dentre elas está a efetivação de uma área de Planejamento de Demanda e Estoques, em funcionamento desde março de 2015. Esta área assegurou a realização de uma nova política de estoques para cada ponto satélite da farmácia e também um modelo de contagem cíclica destes estoques. “Isto vem melhorando significativamente a acurácia dos armazenamentos. O objetivo final é termos o estoque na quantidade certa, no lugar certo e na qualidade certa. Com isto nosso investimento será feito cada vez de forma mais precisa e dimensionada à nossa demanda”, afirma.
*Matéria publicada na 41ª edição da Healthcare Management. Para ler a revista na íntegra, clique aqui.
